Sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử cùng lúc có được không?

Kế Toán Tân Thuế Việt > Blog > Tin tức > Sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử cùng lúc có được không?
Hồ sơ và quy định về hóa đơn điện tử

Mẫu hóa đơn điện tử được quy định như thế? Khi sử dụng có được dùng nhiều mẫu hóa đơn cùng nhau hay không? Hiện nay, vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh thắc mắc về điều này. Hãy cùng Kế Toán Tân Thuế Việt dành ra ít phút để tìm lời giải đáp trong bài viết sau.

Sử dụng mẫu hóa đơn như thế nào?

Theo quy định của Nghị Định số 123/2020. Thời hạn để các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp áp dụng hệ thống hóa đơn điện tử mới được ấn định là ngày 1 tháng 7 năm 2022. Văn bản quy định rằng tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân nên sử dụng hóa đơn điện tử.

Cách sử dụng mẫu hóa đơn điện tử
Cách sử dụng mẫu hóa đơn điện tử

Các doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ kinh doanh không bắt buộc phải chuyển đổi đến năm 2021. Còn cá nhân kinh doanh không nên bắt buộc phải chuyển đổi đến năm 2023.

Điều 7, Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định: Tổ chức, kinh doanh có thể đồng thời tại nhiều hình thức hóa đơn khác nhau, và phải thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

Thông báo phát hành mẫu hóa đơn điện tử 

Phát hành hóa đơn điện tử 
Phát hành hóa đơn điện tử

Hiện nay, việc thông báo phát hành hóa đơn sẽ được thực hiện theo Mẫu số 2, Phụ lục ban hành kèm Thông tư 32. Nội dung cụ thể  như sau:

  • Thông tin đơn vị phát hành: Tên đơn vị phát hành hóa đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ và điện thoại.
  • Thông tin loại hóa đơn phát hành: Tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn. Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng. Số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số… ). Ngày lập thông báo phát hành hóa đơn, tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.

Quy định phát hành hóa đơn điện tử

Việc phát hành mẫu hóa đơn điện tử cần thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục pháp luật quy định.

Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bộ hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử sẽ cần có:

  • Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử.
  • Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
  • Hóa đơn mẫu và mẫu quyết định sử dụng HĐĐT phải được scan chung vào 1 bản word.
  • Chuẩn bị 1 bản thông báo phát hành HĐĐT định dạng .xml
  • Chuẩn bị chữ ký số để ký điện tử.
Hồ sơ và quy định về hóa đơn điện tử
Hồ sơ và quy định về hóa đơn điện tử

Quy định về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn

Nội dung ký hiệu của mẫu hóa đơn điện tử. Áp dụng theo thông tư số 78/2021/TT-BTC. Cụ thể là:

– Ký hiệu mẫu số: Là số tự nhiên 1,2,3,4,5,6: Phản ánh loại hóa đơn điện tử.

+ Số 1: HĐĐT GTGT.

+ Số 2: HĐĐT bán hàng.

+ Số 3: HĐĐT bán tài sản công.

+ Số 4: HĐĐT bán hàng dự trữ quốc gia.

+ Số 5: HĐĐT khác như: tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu hoặc các chứng từ điện tử khác. Có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

+ Số 6: Chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

– Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số. Thể hiện thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế. Hoặc HĐĐT không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử.

+ Ký tự đầu tiên (C/K): C: dùng cho HĐĐT có mã của Cơ quan thuế, K: Dùng cho HĐĐT không có mã.

+ 2 ký tự tiếp theo: Là 2 chữ số Ả rập thể hiện năm lập HĐĐT, xác định theo 2 số cuối của năm dương lịch.

+ 1 ký tự tiếp theo: Chữ cái quy định là T, D, L, M, N, B, G, H. Thể hiện loại HĐĐT. Cụ thể:

– Hóa đơn do Cục thuế đặt in: Ký hiệu mẫu số là nhóm 11 ký tự thể hiện thông tin về: Tên loại hóa đơn, số liên , STT mẫu trong loại hóa đơn. Cụ thể:

+ Chữ T: Áp dụng với HĐĐT do doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với Cơ quan thuế.

+ Chữ D: Áp dụng với mẫu hóa đơn điện tử bán tài sản công. Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia. Hoặc hóa đơn đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do doanh nghiệp đăng ký sử dụng.

+ Chữ L: Áp dụng với HĐĐT của Cơ quan thuế cấp từng lần phát sinh.

+ Chữ M: Áp dụng với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

+ Chữ N: Áp dụng cho phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.

+ Chữ B: Áp dụng cho phiếu xuất khi gửi bán đại lý điện tử.

+ Chữ G: Áp dụng với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn GTGT.

+ Chữ H: Áp dụng cho tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

– 2 ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định theo nhu cầu quản lý. Nếu không có nhu cầu quản lý thì để là YY.

Trên văn bản thể hiện, vị trí của ký hiệu HĐĐT và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn, hoặc nơi dễ nhận biết nhất.

Kết luận

Tóm lại, việc sử dụng cùng nhiều hóa đơn điện tử là không sai quy định. Nhưng mẫu hóa đơn đó cần đáp ứng đủ các quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, và phải thông báo phát hành hóa đơn

Đọc đến đây, hy vọng khách hàng đã tìm ra được câu trả lời cho câu hỏi đã nêu trên. Cần tư vấn thêm về các vấn đề khác liên quan đến mẫu hóa đơn điện tử . Khách hàng hãy alo ngay cho Kế Toán Tân Thuế Việt để được hỗ trợ.

DỊCH VỤ KẾ TOÁN TÂN THUẾ VIỆT

Địa chỉ: 143 đường HT06, P Hiệp Thành, Quận 12, TPHCM

Email: sales@daloctai.com

Hotline: 0938.123.657 – 08.5759.8368 – 039.365.1247 MS Lan và cộng sự

Leave a Reply

08.5759.8368