Cách ký chữ ký số trên file pdf đơn giản, dễ thực hiện

Kế Toán Tân Thuế Việt > Blog > Khác > Cách ký chữ ký số trên file pdf đơn giản, dễ thực hiện
Chèn chữ ký online vào văn bản

Cách ký chữ ký số trên file pdf không yêu cầu người thực hiện phải có nhiều chuyên môn. Chỉ với những thao tác đơn giản dưới đây mà Tân Thuế Việt đã tổng hợp dưới đây. Bạn sẽ thực hiện việc ký chữ ký số trên file pdf nhanh chóng, đơn giản và thuận tiện.

Các loại chữ ký sử dụng trên file PDF

Chữ ký điện tử được tạo từ chữ, số, ký hiệu,…. được sử dụng trên môi trường online. Loại chữ ký này có tính pháp lý như chữ ký tay thông thường. Chi tiết về chữ ký online, bạn có thể tham khảo Khoản 1, Điều 21, Luật giao dịch điện tử năm 2005 để nắm thêm thông tin.

Hiện nay, khi sử dụng file PDF, khách hàng có thể sử dụng nhiều loại chữ ký như: chữ ký scan, chữ ký hình ảnh,… Mỗi loại chữ ký sẽ có ưu điểm riêng. Khách hàng khi sử dụng nên cân nhắc lựa chọn hình thức chữ ký phù hợp. Trường hợp các giao dịch nước ngoài, ở xa. Khách hàng nên sử dụng chữ ký scan. Loại chữ ký điện tử được chuyển thể từ chữ ký của các bên tham gia giao kết bằng cách quét và gửi cho đối tác thông qua email.

File PDF được sử dụng ở nhiều văn bản khác nhau
File PDF được sử dụng ở nhiều văn bản khác nhau

Trường hợp chữ ký hình ảnh ít được sử dụng nhất trong các dạng chữ ký điện tử. Do chữ ký hình ảnh thường được sử dụng khi người ký không có mặt tại nơi ký kết. Do đó, giá trị của những thỏa thuận sử dụng chữ ký này khá thấp.

Chữ ký số là dạng chữ ký có tính pháp lý và độ uy tín cao nhất. Trong các file PDF, khách hàng hoàn toàn có thể sử dụng loại chữ ký này để xác nhận các thông tin đi kèm.

Khi nào cần ký chữ ký số trên file pdf?

Những trường hợp cần phải sử dụng chữ ký điện tử trên trên file PDF như:

  • Hợp đồng giao dịch dưới dạng file PDF.
  • Những giao dịch, thỏa thuận, báo giá, văn bản,… của hai bên đối tác nhưng vì địa lý ở xa không gặp trực tiếp được.
  • Các văn bản trong nội bộ của công ty như: báo cáo quản trị, báo cáo kế toán, quyết định, chỉ thị, công văn…
  • Khi có văn bản cần xác thực, khách hàng cần sử dụng chữ ký số trên file pdf.
  • Khi tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch điện tử đơn giản.

Cách ký chữ ký số trên file PDF

Muốn chèn chữ ký số vào file PDF, khách hàng phải sử dụng các phần mềm hỗ trợ đọc và chỉnh sửa Adobe Reader, Foxit Reader,… Các bước thực hiện cụ thể như sau:

Hướng dẫn chèn chữ ký số trên file PDF Foxit Reader
Hướng dẫn chèn chữ ký số trên file PDF Foxit Reader

Cách ký chữ ký số trên file PDF Foxit Reader

Khách hàng muốn ký chữ ký số trên file PDF sử dụng phần mềm Foxit reader để thực hiện. Doanh nghiệp cần có USB Token và sử dụng phần mềm Foxit reader ở phiên bản 9.5 trở lên để sử dụng thao tác này.

Nội dung file PDF sau khi hoàn thành, cần được thực hiện các bước sau để chèn chữ ký:

Bước 1: Ấn chuột phải vào phần văn bản => chọn OPEN WITH =>  chọn FOXIT READER.

Bước 2: Chọn Protect => chọn Sign & certify  => chọn Place signature.

Bước 3: Để chuột ở phần văn bản cần hiển thị chữ ký, thao tác thiết kế mẫu chữ ký sẽ hiển thị. Chọn mục Sign, trên màn hình sẽ hiển thị 2 lựa chọn là:

  • Sign aѕ: Chọn Chữ ký phù hợp
  • Reaѕon: Chọn lý do ký ᴠăn bản phù hợp

Bước 4: Trong hộp thoại Sign Document. chọn Appearance Type  => Create New Style ( Lựa chọn thiết kế chữ ký số mà bạn muốn).

Bước 5: Chọn Sign -> Chọn tệp lưu chữ ký số đã ký.

Bước 6: Chọn SAVE. Sau đó, nhập mã pin và đăng nhập của USB Token

Các bước chèn chữ ký số vào file PDF với Acrobat Reader DC

Bước 1: Mở file PDF chèn chữ ký số trên Acrobat Reader DC.

Bước 2: Chọn Tool trên thanh công cụ và nhấn Open tại mục Certificates.

Bước 3: Chọn Digitally Sign và nhấn chuột trái để khoanh vùng cần ký. Sau đó, ấn Continue để tiếp tục.

Bước 4: Giao diện sẽ hiển thị thông tin chữ ký số của khách hàng. Tại đây, chọn Sign để thực hiện chèn chữ ký.

Bước 5: Cuối cùng bạn ấn Save và nhập mã PIN cho USB Token để chèn chữ ký vào là xong.

Cách chèn chữ ký điện tử vào file PDF

Cách ký chữ ký số trên file PDF với Adobe Reader

Khi chèn chữ ký trên file PDF, bạn cần tải ứng dụng và cài đặt phần mềm Adobe Reader.

  • Bước 1: Mở file PDF trên phần mềm Adobe Reader
  • Bước 2: Ấn tổ hợp phím tắt Shift + F4, chọn Fill & Sign
  • Bước 3: Chọn mục Sign (Ký), nhấn Add Signature để thêm chữ ký.
  • Bước 4: Giao diện của bạn sẽ hiện một cửa sổ cung cấp các hình thức tạo chữ ký gồm: Type (Nhập tên), Draw (Vẽ), Image(Ảnh).
  • Bước 5: Ấn vào mục Apply để hoàn thành chữ ký đã tạo.
  • Bước 6: Thay đổi kích thước và di chuyển chữ ký vào mục bạn muốn.
Cách ký chữ ký số trên file pdf
Cách ký chữ ký số trên file pdf

Chèn chữ ký online với SmallPDF

Bước 1: Truy cập website SmallPDF trên thanh công cụ trình duyệt.

Bước 2: Trên giao diện chính, nhận vào mục “Chọn tệp” để chọn nguồn tải file PDF:

  • Từ thiết bị
  • Từ Dropbox
  • Từ Google Drive

Sau đó, bạn chọn file PDF mà bạn muốn.

Bước 3: Ấn Thêm ở mục Chọn chữ ký của bạn.

Bước 4: Bạn có thể tải chữ ký bằng cách kéo thả chuột hoặc tải lên ảnh chữ ký. Ngoài ra, SmallPDF còn cung cấp tính năng thay đổi màu chữ và định dạng chữ ký phù hợp với phong cách của bạn.

Bước 5: Chữ ký được tạo sẽ hiện ở trên giao diện chính. Điều bạn cần làm là di chuyển chữ ký vào vị trí mà bạn muốn để hoàn thành thao tác chèn chữ ký.

Chữ ký số là "xác minh" giá trị của văn bản
Chữ ký số là “xác minh” giá trị của văn bản

Lưu ý khi thực hiện cách ký chữ ký số trên file pdf

Các chữ ký số hiện nay đều có thể sử dụng trên các file điện tử: PDF, Word, Excel,… Trước khi chèn chữ ký, khách hàng kiểm tra thông tin thật kĩ vì khi chèn sẽ không chỉnh sửa được. Nên lưu riêng một nguyên bản trước khi chèn.

Khách hàng còn có thắc mắc gì về cách ký chữ ký số trên file pdf, vui lòng liên hệ kế toán Tân Thuế Việt để được hỗ trợ thêm thông tin.

Địa chỉ: 143 đường HT06, P. Hiệp Thành, Q12

Điện thoại: 078.333.0247 ( Ms Ngân)

Quản lý: 0906.657.659 Mr Vương

Leave a Reply

08.5759.8368